Privacyverklaring

Versie 1.0 · laatst bijgewerkt augustus 2026

Aurora Swimming hecht aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze verklaring
leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, op welke juridische grondslag, hoe lang wij
ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt. De verklaring geldt voor leden en hun
ouders of verzorgers, voor bezoekers van onze website, voor donateurs en voor iedereen die
contact met ons opneemt.

1. Wie is verwerkingsverantwoordelijke

Aurora Swimming
[NOG INVULLEN: rechtsvorm]
Wilhelminakanaal Zuid 66, 4903 RA Oosterhout
KvK-nummer: [NOG INVULLEN: kvk]
E-mail: info@auroraswimming.nl

Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben
die ook niet. Vragen over je gegevens kun je stellen via info@auroraswimming.nl.

2. Van wie wij gegevens verwerken

• Leden en, bij minderjarigen, hun ouders of verzorgers.
• Deelnemers aan een proeftraining, ook wanneer die geen lid worden.
• Bezoekers van de website, waaronder iedereen die het contactformulier
  gebruikt.
• Donateurs.
• Vrijwilligers, coaches en bestuursleden.

3. Welke gegevens wij verwerken en waarvoor

3.1 Lidmaatschap en administratie

Gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, adres, postcode en
woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, en de trainingsgroep waarin het lid
zwemt. Bij minderjarigen ook naam, e-mailadres en telefoonnummer van de ouder of verzorger.

Doel: het lidmaatschap uitvoeren — indeling in een trainingsgroep,
communicatie over trainingen, en het innen van de contributie.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Voor
de financiële administratie geldt daarnaast een wettelijke plicht (sub c).

Verplicht? Ja. Zonder deze gegevens kunnen wij een lidmaatschap niet
uitvoeren en kunnen wij je niet inschrijven.

3.2 Wedstrijden en startlicenties

Gegevens: naam, geboortedatum, geslacht, startlicentienummer, inschrijvingen,
wedstrijduitslagen en zwemtijden.

Doel: deelname aan wedstrijden mogelijk maken en resultaten bijhouden.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Wedstrijddeelname is zonder
uitwisseling met de bond niet mogelijk.

Let op: wedstrijduitslagen zijn in de zwemsport openbaar. Zij worden door de
bond gepubliceerd en zijn daarmee voor iedereen vindbaar. Wil je dat niet, dan is deelname aan
officiële wedstrijden niet mogelijk; trainen bij ons kan uiteraard wel.

3.3 Gezondheidsgegevens

Gegevens: alleen wat je zelf aan ons doorgeeft, zoals een allergie, astma,
een blessure, een beperking of medicijngebruik waarvan een coach op de hoogte moet zijn.

Doel: veilig kunnen trainen en in een noodsituatie juist kunnen handelen.

Grondslag: jouw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG).
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen daarom extra bescherming.

Wie kan erbij: uitsluitend de coaches van de betreffende groep en, waar
nodig, het bestuurslid dat over veiligheid gaat. Niet de hele vereniging.

Verplicht? Nee. Weiger je, dan heeft dat geen gevolgen voor je lidmaatschap.
Wij kunnen dan wel minder goed rekening houden met jouw situatie.

3.4 Beeldmateriaal

Gegevens: foto’s en video-opnamen waarop leden herkenbaar in beeld zijn.

Doel: verslag doen van trainingen, wedstrijden en clubactiviteiten op onze
website en sociale media.

Grondslag: toestemming. Bij kinderen jonger dan 16 jaar vragen wij die aan de
ouder of verzorger.

Een foto waarop iemand herkenbaar is, is een persoonsgegeven — ook zonder naam erbij, want met
een zoekopdracht is die er vaak alsnog bij te vinden. Wij maken geen opnamen die er specifiek op
gericht zijn iemands afkomst, geloofsovertuiging of gezondheid vast te leggen.

Terugtrekken: stuur een mail naar info@auroraswimming.nl met een omschrijving
of een link. Wij verwijderen het beeld binnen vijf werkdagen van onze eigen kanalen. Je hoeft
geen reden op te geven. Materiaal dat anderen al hebben gedeeld kunnen wij niet terughalen.

3.5 Contact via de website

Gegevens: naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht.

Doel: je vraag beantwoorden.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (sub f) — wij mogen ervan uitgaan dat
iemand die ons schrijft een antwoord wil.

Beveiliging van het formulier: het contactformulier is beveiligd met
Google reCAPTCHA v3 en met een verborgen veld dat automatische inzendingen
opvangt. reCAPTCHA analyseert het gedrag van de bezoeker om te bepalen of het om een mens of om
een geautomatiseerd script gaat. Daarbij worden onder meer het IP-adres, muisbewegingen en
browsergegevens naar Google verzonden en verwerkt op servers die zich ook buiten de Europese
Unie kunnen bevinden. Grondslag: gerechtvaardigd belang — zonder deze beveiliging loopt het
formulier binnen enkele dagen vol met spam. Op deze verwerking is het privacybeleid van Google
van toepassing. Zie ook ons cookiebeleid.

3.6 Donaties

Gegevens: naam, e-mailadres, het bedrag en het tijdstip van de donatie.

Doel: de donatie verwerken, een bevestiging sturen en de financiële
administratie bijhouden.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en, voor de administratie, een
wettelijke plicht.

De betaling zelf verloopt via Mollie B.V., een in Nederland gevestigde
betaaldienstverlener. Wij ontvangen géén rekeningnummer, kaartgegevens of andere betaalgegevens;
die blijven bij Mollie en bij je eigen bank.

3.7 Vrijwilligers, coaches en bestuursleden

Gegevens: naam, contactgegevens, functie en, waar de wet dat vraagt, een
Verklaring Omtrent het Gedrag. Van coaches ook hun diploma’s en licenties.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang. Een VOG
verwerken wij op grond van een wettelijke plicht dan wel het zwaarwegend belang van een veilig
sportklimaat.

4. Met wie wij gegevens delen

Ontvanger	Waarvoor	Wat
KNZB (Koninklijke Nederlandse Zwembond)	startlicenties, wedstrijdinschrijvingen, uitslagen	naam, geboortedatum, geslacht, licentienummer, tijden
Mollie B.V.	afhandelen van donaties	naam, e-mailadres, bedrag
Google Ireland Ltd.	reCAPTCHA-beveiliging van het formulier	IP-adres, browser- en gedragsgegevens
Onze hostingpartij	de website en de e-mail draaien	alles wat op de site wordt ingevuld
Boekhouder en Belastingdienst	financiële administratie	betaalgegevens

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
Wij verkopen je gegevens niet, en wij verstrekken ze niet aan derden voor commerciële
doeleinden.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij houden je gegevens bij voorkeur binnen de EER. Voor Google reCAPTCHA geldt dat gegevens
ook buiten de EER verwerkt kunnen worden. Dat gebeurt op basis van het adequaatheidsbesluit van
de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework, of anders op basis van de standaard
contractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren niet langer dan nodig. Omdat de juiste termijn per doel verschilt, noemen wij de
criteria die wij aanhouden:

Gegevens	Bewaartermijn	Reden
Ledenadministratie	zolang het lidmaatschap loopt, daarna maximaal twee jaar	nazorg en eventuele herinschrijving
Financiële administratie	zeven jaar	wettelijke bewaarplicht Belastingdienst
Gezondheidsgegevens	tot de reden vervalt, of eerder bij intrekking	niet langer dan het doel vraagt
Beeldmateriaal	tot je vraagt het te verwijderen	toestemming is intrekbaar
Contactformulier	tot de vraag is afgehandeld, plus zes maanden	eventuele vervolgvragen
Wedstrijduitslagen	onbepaald	sporthistorie; deels bij de bond en openbaar

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:

• de website werkt uitsluitend over een beveiligde verbinding (https);
• toegang tot de ledenadministratie is beperkt tot de mensen die het voor hun taak nodig
  hebben;
• accounts zijn met een persoonlijk wachtwoord beveiligd;
• het contactformulier is beveiligd tegen geautomatiseerd misbruik;
• wij delen gezondheidsgegevens alleen met de coaches die het betreft.

Datalek. Vermoed je dat er iets is misgegaan met je gegevens, meld het dan
direct via info@auroraswimming.nl. Wij onderzoeken elke melding, en bij een datalek met een risico
voor betrokkenen melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar de wet
dat vraagt, ook bij jou.

8. Kinderen jonger dan 16 jaar

Een groot deel van onze leden is minderjarig. Voor kinderen jonger dan 16 jaar geven de ouders
of verzorgers toestemming voor de verwerking van gegevens en voor het gebruik van beeldmateriaal.
Zij kunnen die toestemming intrekken en de rechten uit hoofdstuk 9 namens het kind uitoefenen.
Vanaf 16 jaar mag het kind dat zelf.

Wij vragen kinderen nooit rechtstreeks om meer gegevens dan nodig, en wij benaderen
minderjarigen niet met commerciële berichten.

9. Jouw rechten

• Inzage — een overzicht van wat wij van je verwerken.
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering — je gegevens laten wissen, voor zover wij ze niet wettelijk
  moeten bewaren.
• Beperking — de verwerking tijdelijk laten stopzetten, bijvoorbeeld zolang
  een correctie loopt.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd
  belang.
• Overdraagbaarheid — de gegevens die je zelf hebt aangeleverd in een
  gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Intrekken van toestemming — altijd, en zonder opgaaf van reden. Het
  intrekken werkt vanaf dat moment; wat daarvóór gebeurde blijft rechtmatig.

Stuur je verzoek naar info@auroraswimming.nl. Wij reageren binnen vier weken. Bij een complex
verzoek mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; dan laten wij dat binnen vier weken
weten. Wij kunnen vragen je identiteit vast te stellen, zodat wij geen gegevens aan de verkeerde
persoon verstrekken. Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over personen op basis van geautomatiseerde verwerking, en wij doen
niet aan profilering. De risicoscore van reCAPTCHA wordt uitsluitend gebruikt om spam tegen te
houden en heeft geen gevolgen voor je lidmaatschap of je aanvraag.

11. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten via
info@auroraswimming.nl. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen
bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, via
autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze werkwijze verandert of wanneer de regels dat
vragen. De versie en de datum bovenaan geven aan wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij
ingrijpende wijzigingen informeren wij leden per e-mail.